Dalam menjalankan sebuah bisnis online, tentu jangkauan yang kita lakukan akan lebih luas jika dibandingkan dengan bisnis offline. Dengan jangkauan yang lebih luas ini mengakibatkan banyaknya karakter konsumen yang mungkin saja akan anda temui. Oleh karena itu, ada kalanya anda mengetahui cara menangani keluhan pelanggan dengan baik dan tepat.
Menanggapi hal tersebut, anda harus bisa menyesuaikan diri. Karena pasti dari sekian banyak konsumen anda tersebut akan ada saja salah satu dari mereka yang tidak puas dengan layanan yang anda berikan.
Hal yang harus anda ketahui juga dalam menjalankan sebuah bisnis online ialah bahwa komplain akan selalu ada dan terjadi. Hal ini bisa diakibatkan oleh beberapa faktor dan juga pelayanan yang dilakukan secara jarak jauh. Sehingga kita tidak bisa melihat langsung akan kondisi barang kita yang sebenarnya ketika sudah sampai kepada konsumen kita.
Untuk mengatasi kondisi yang seperti itu, selain anda harus bisa bersabar dan menyesuaikan diri terhadap karakter masing-masing konsumen anda. Terdapat beberapa cara yang bisa anda lakukan untuk menghadapi komplain dari konsumen atau pelanggan anda, beberapa tips dan cara menangani keluhan pelanggan tersebut ialah:
1. Bersikap Ramah
Cara pertama yang bisa anda lakukan untuk mengahadapi komplain dari pelanggan online anda ialah dengan bersikap ramah kepada mereka. Kebanyakan para pelaku bisnis online bersikap terlalu kaku dan kurang ramah terhadap para pelanggannya. Hal ini tentu saja bisa membuat pelanggan anda bisa merasa tidak nyaman dan juga merasa tidak dihargai.
Selain bersikap ramah, anda juga jangan terlalu bersikap kaku kepada mereka, meskipun dalam berjualan online anda memiliki peraturan-peraturan tersendiri, namun pelanggan online anda tersebut adalah pembeli yang mungkin saja belum mengerti benar tentang peraturan tersebut sehingga sebagai pelaku bisnis online sudah sebaiknya untuk tidak bersikap terlalu kaku dengan mereka.
2. Jadilah Pendengar Yang Baik
Cara kedua yang bisa anda terapkan untuk mengahapi kletidakpuasan pelanggan online anda ialah dengan menjadi pendengar yang baik untuk mereka. Sesekali anda harus mendengarkan semua keluhan dan komplain dari pelanggan anda tersebut. Dengan mendengarkan semua ketidakpuasannya tersebut biasanya hal ini akan bisa sedikit meredakan kemarahan mereka.
Tunjukan rasa tanggung jawab dan juga empati anda kepada pelanggan online yang merasa dikecewakan tersebut dengan memberikan tanggapan yang sesuai dengan komplain mereka dan juga anda jangan sampai terpancing oleh kemarahan, ungkapan kasar, dan juga nada tinggi yang mungkin saja akan datang dari mereka. Tanggapi semua hal tersebut dengan hal-hal yang positif.
3. Berikan Solusi
Setelah cara kedua diatas selesai anda lakukan. Maka cara selanjutnya untuk menghadapi komplain dari pelanggan online ialah dengan memberikan beberapa pilihan solusi atas ketidakpuasan mereka. Dengan memberikan solusi, maka si pelanggan akan merasa lebih dihargai karena mereka merasa diajak berdiskusi oleh anda dan juga bisa memilih sendiri solusi atas komplain mereka.
Dalam menghadapi komplain dari pelanggan, jangan sesekali menyanggah komplain dari mereka tersebut hanya bertujuan untuk membela diri anda karena hal tersebut bisa saja malah menambah kekesalan bagi mereka. Langsung saja anda tawarkan solusi kepada mereka.
4. Hilangkan Kekecewaan Pelanggan Dengan Memberikan Sesuatu
Disaat pelanggan komplain akan pelayanan anda, meskipun pada saat itu anda bisa meneyelesaikannya, namun kenyatannya permasalahan tersebut tidak berhenti sampai disitu saja, kekecewaan pelanggan akan tetap membekas dalam hati merekla yang menyebabkan mereka tidak mau lagi untuk menggunakan barang atau jasa online anda.
Hal inilah yang bisa saja membuat bisnis online yang anda jalankan bisa berkurang pendapatannya. Untuk mengatasi hal tersebut, setelah anda bisa mengatasi komplain dari pelanggan online anda, maka untuk menghilangkan kekecewaan yang ada pada mereka sebaiknya anda memberikan mereka sesuatu yang bisa menyenangkan hati mereka, misalnya saja dengan memberikan diskon atau promo harga kepada mereka.
5. Catat Komplain Dari Pelanggan Anda Tersebut
Hal terakhir yang bisa anda lakukan ialah dengan mencatat semua komplai atau keluhan yang datang dari pelanggan anda. Hal ini sangat penting untuk bahan evaluasi pelayanan bisnis online anda kedepannya nanti. Selain untuk mencegah pengulangan kesalahan, anda juga bisa mengurangi kekecewaan atau komplain dari pelanggan online anda sehingga rate bisnis online anda akan tetap bagus di mata pelanggan online anda nantinya.
Itulah pembahasan artikel tentang cara menangani keluhan pelanggan secara online, semoga informasi yang dijelaskan diatas bisa bermanfaat untuk anda para pelaku bisnis online, terimakasih.
5 Cara Membangun Tim Bisnis Yang Solid! 